Утилизация документов с истекшим сроком хранения – процедура, требующая пристального внимания руководства любой организации. Процесс уничтожения дел должен осуществляться в соответствии с законом. Поэтому при уничтожении документов лучше воспользоваться услугами организаций.
Противозаконное уничтожение документации архива предприятия предполагает привлечение руководства к административной или уголовной ответственности.
Просроченная документация, т.е. документы временного (до 10 лет) хранения
Документация регулярного хранения, отправленная на сохранение в архивы на неограниченное время (от 75 лет)
- Подготовка документации к утилизации:
- Определить ценность документов посредством проведения экспертизы согласно установленным государством нормам.
- Выделить ряд бумажных носителей информации с истекшим сроком хранения.
- Составить акт о выделении для утилизации документов, не подлежащих хранению.
- Получить разрешение на уничтожение от органов государственной власти.
- Далее документы отправляются на утилизацию.
- Экспертизу проводит комиссия из квалифицированных специалистов от каждого подразделения организации во главе с выбираемым председателем.
- Экспертной комиссией определяется ценность всех проверяемых бумаг и составляется список документов, подлежащих утилизации. Форма и бланк этого списка произвольные.
- Составляется отдельный акт. Акт о выделении на уничтожение документов архива — это список бумажных носителей информации, которые должны быть удалены ввиду истечения срока их хранения. Также в акте указываются способы и правила утилизации выделенной бумажной массы.
- Руководителем организации подписываются акт и приказ на утилизацию документов.
- На простом языке акт о выделении на уничтожение документов архива — это список бумажных носителей информации, которые должны быть удалены ввиду истечения срока их хранения. Также в акте указываются способы и правила утилизации выделенной бумажной массы.
Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Компания ЭКНАКОМ применяет только термический метод в силу его эффективности. После сжигания архивных и конфиденциальных документов в инсинераторе шансы восстановить уничтоженные документы полностью исключены.
По желанию заказчика возможно перед сжиганием предварительно измельчить документацию на двухвальном промышленном шредере марки DS 510..
